📖 Guia d'Ús
CRM La Unió de Sollana

La Unió de Sollana és una societat musical que gestiona simultàniament tres àmbits ben diferenciats: una escola de música amb desenes d'alumnes i mensualitats, un col·lectiu de socis amb quotes anuals, i diverses formacions musicals (banda, orquestra, grup de cambra). Fins ara, tota esta informació vivia dispersa en fulls d'Excel, correus electrònics i anotacions manuals, cosa que generava errors, duplicitats i pèrdua de temps.

Este CRM (Customer Relationship Manager) és una intranet web creada a mida per a la societat. Centralitza en un únic lloc tota la gestió: persones, socis, alumnes, pagaments, comunicacions, documents i comptabilitat bàsica. L'objectiu és que qualsevol membre de la junta puga accedir a la informació correcta en qüestió de segons, sense dependre d'un únic ordinador o d'una persona concreta.

L'aplicació és accessible des de qualsevol dispositiu amb un navegador modern (Chrome, Firefox, Safari, Edge). No cal instal·lar res.

La interfície es divideix en dos zones: una barra lateral (sidebar) a l'esquerra i l'àrea de contingut a la dreta. En dispositius mòbils, el sidebar es plega i s'accedeix prement el botó ☰ a la cantonada superior esquerra.

A la part inferior del sidebar trobaràs el teu nom, el rol actiu i el botó Eixir per tancar la sessió de forma segura.

Algunes seccions mostren badges numèrics de colors: un número vermell a Mensualitats indica pagaments vençuts pendents; un número verd a Alumnes indica alumnes nous sense matrícula assignada.

Tota persona que tingui qualsevol relació amb la societat (alumne, soci, músic, familiar, patrocinador…) ha de tenir un únic registre a la secció Persones. Mai creis duplicats: si la persona ja existeix, edita el registre existent.

La vista Persones mostra per defecte totes les persones del sistema ordenades alfabèticament per cognom. Pots localitzar qualsevol registre en qüestió de segon usant la barra de cerca o els filtres.

Quan la persona té menys de 18 anys (calculat automàticament a partir de la data de naixement), la fitxa mostra un bloc addicional de Dades del tutor legal. Ací cal registrar la persona adulta responsable (pare, mare o tutor): nom, cognoms, DNI, email i telèfon.

Les comunicacions automatitzades (rebuts per correu, recordatoris de pagament, convocatòries) s'envien a l'email del tutor si está informat, no a l'email del menor. Assegura't de tenir sempre l'email del tutor actualitzat per a les famílies amb fills a l'escola.

La recollida i tractament de dades personals a la intranet està subjecta al Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i a la LOPD. La societat té l'obligació de tenir el consentiment explícit de les persones per a cada ús que fa de les seves dades.

A la part inferior de cada fitxa de persona hi ha una secció Rebuts que llista tots els rebuts PDF generats per a esta persona: rebuts de quotes de soci (1r i 2n pagament) i rebuts de mensualitats de l'escola. Per a cada rebut es mostra la data, el concepte, l'import i un botó per descarregar el PDF.

Els rebuts es generen sota demanda: des de la fitxa de soci (botó Generar rebut al costat de cada pagament) o des de la vista de mensualitats. Un cop generat, queda arxivat al sistema i accessible des de la fitxa de la persona en qualsevol moment.

El botó Exportar (icona de full de càlcul) a la part superior del llistat de Persones genera un fitxer .xlsx amb les dades de totes les persones visibles en aquell moment (incloent els filtres actius). El fitxer inclou: nom, cognoms, DNI, data de naixement, email, telèfon, adreça, IBAN (parcial, últims 4 dígits per seguretat), i les tres autoritzacions.

Des de la vista Socis, el botó Exportar genera un fitxer .xlsx amb tots els socis visibles (aplicant els filtres d'any i estat que estiguen actius). Les columnes del fitxer inclouen: número de soci, nom i cognoms, DNI, email, telèfon, estat, any, quota anual, 1r i 2n pagament (dates i mètodes), i IBAN (últims 4 dígits).

Usos habituals: enviar el cens anual de socis a la federació de societats musicals, preparar l'assemblea general, facilitar dades al gestor extern per a comptabilitat.

Usa l'alta manual quan tens 1 o 5 alumnes nous a registrar. Per a 20 o més alumnes alhora (principi de curs), és molt més ràpid la importació massiva des d'Excel (apartat 4.2). Per a la renovació d'alumnes existents, usa la Renovació de Curs (apartat 4.3).

Exemple pràctic: Maria té 9 anys. Fa 3r curs de Música i Pràctica, toca clarinet 30 min i va a Música i Cor. La seua mare és la tutora. Creem la fitxa de Maria, marquem la data de naixement (el sistema activa el bloc tutor), omplim les dades de la mare, seleccionem programa "Música i Pràctica", afegim "Música i Cor (25€)" i "Clarinet 30min (30€)", i premem Crear. El sistema genera 10 mensualitats de 55€ (setembre–juny).

La importació massiva és la forma més ràpida d'incorporar 20 o més alumnes alhora. Ideal per al inici de curs (setembre) quan arriben moltes inscripcions noves, o per migrar dades d'un Excel antic. Per a 1–5 alumnes, utilitza l'alta manual.

El fitxer ha de ser .xlsx o .xls. La primera fila ha de contenir els noms de les columnes. El sistema detecta les columnes de forma flexible (no cal un ordre fix). Les columnes mínimes obligatòries són Nom i Cognoms.

El sistema busca automàticament si la persona ja existeix seguint esta prioritat: 1r DNI coincident, 2n Nom+Cognoms normalitzat (ignora majúscules i accents), 3r email coincident. Si en troba una, actualitza el registre existent omplint només els camps buits — mai sobreescriu dades que ja existien.

Taula de referència de les assignatures disponibles al curs 2025-2026. Quan afegeixes una assignatura a una matrícula, selecciones el nom del desplegable i el sistema aplica automàticament la tarifa corresponent.

Si un alumne estudia dos instruments, el segon té un descompte del 50%. Per exemple: Clarinet 30min (30€) + Piano 30min marcat com a 2n instrument = 15€. Total: 45€ en lloc de 60€.

En afegir la 2a assignatura d'instrument, marca el checkbox "És 2n instrument". El sistema calcula automàticament tarifa_final = tarifa_base × 0,5 i actualitza les mensualitats futures. El descompte es reflecteix a la columna "Tarifa Final" a la fitxa de la matrícula.

Com vam veure a la secció Persones, el camp "És músic actiu" a la fitxa de la persona indica que aquella persona participa regularment en una de les formacions (banda, orquestra o coral). Este camp té un efecte directe a l'escola: la seva matrícula anual és de 0€ en lloc de 20€.

Per activar-ho: ves a la fitxa de la persona → dades generals → marca el checkbox ✅ És músic actiu → Guardar. A partir d'aquell moment, qualsevol nova matrícula que es crei per a esta persona tindrà import de matrícula = 0€. Si la persona deixa la formació, desactiva el checkbox i les properes matrícules tornaran a costar 20€.

Les mensualitats són els pagaments mensuals de l'escola, de setembre a juny (10 mensualitats per curs). L'import de cada mensualitat és la suma de les tarifes finals de totes les assignatures de l'alumne. Es generen automàticament en crear o actualitzar una matrícula amb assignatures.

Obre la fitxa de la persona → pestanya Escola → fes clic sobre la matrícula del curs → secció Mensualitats. Veuràs una taula amb les 10 mensualitats, cada una amb: mes, import esperat, import cobrat, estat, mètode i data de cobrament.

La morositat son les mensualitats amb estat Impagat 🔴 — ha passat la data límit (dia 5 del mes) sense que s'haja rebut el pagament. Detectar-les aviat permet solucionar-les ràpidament.

Les formacions (Banda Simfònica, Orquestra, Coral…) agrupen els músics actius de la societat. Afegir una persona a una formació activa automàticament el camp "És músic actiu" a la seva fitxa, cosa que dona dret a matrícula gratuïta a l'escola (apartat 4.7).

Dins de cada formació, el tab Llistat Instrumental mostra els membres agrupats per instrument: Clarinet (8), Saxo Alt (5), Trompeta (4)… Esta vista és molt útil per detectar mancances (ex: "Només tenim 1 oboè — convé buscar reforç") o excessos que podrien donar peu a crear un grup de cambra.

Pots exportar el llistat a Excel per compartir-lo amb el director de la banda o per preparar la captació de nous músics. Filtra per "actius" per veure únicament els membres que vénen habitualment als assajos.

Un músic pot ser membre d'una formació però estar temporalment inactiu (baixa per malaltia, viatge llarg, estudis…). La diferència és important: un membre actiu ve als assajos i concerts, i té dret a matrícula gratuïta a l'escola; un membre inactiu no ve però manté el seu lloc a la formació.

Per canviar l'estat: ves a la fitxa de la persona → dades generals → checkbox "És músic actiu". En desactivar-lo, les properes matrícules noves tornaran a tenir import de matrícula de 20€ (les matrícules existents no canvien). En el llistat de membres de la formació, pots filtrar per "Actius" per veure qui ve habitualment.

Si un músic canvia d'instrument (ex: de clarinet a saxo), ves a Formacions → llistat de membres → fes clic sobre el músic → edita el camp Instrument seleccionant el nou del desplegable → Guardar. El llistat instrumental s'actualitza automàticament.

Tingues en compte que el sistema no guarda historial dels instruments anteriors — sobreescriu el valor actual. Si vols conservar el rastre, afegeix una nota a les notes internes de la fitxa de la persona (ex: "Va fer clarinet fins al 03/2026, passa a saxo alt").

Economia és la visió estratègica de les finances de la societat. Ací veus "com anem" globalment: quant s'ha cobrat, quant falta, quina és la salut financera del curs. És el lloc on mires quan algú pregunta "Com va l'escola este mes?" o "Anem bé este curs?".

La vista per defecte de la secció Economia és el resum del mes en curs (ex: maig 2026). Mostra cinc indicadors clau de l'escola de música que et diuen d'un sol cop d'ull com va el cobrament del mes.

Davall dels cards de l'escola apareix una taula de quotes de socis que mostra quants socis han pagat el 1r i el 2n pagament de l'any. Exemple: "1r Pagament: 38 cobrats, 2 pendents de 40 totals" indica un 95% d'èxit — molt bo.

El tab Curs Acadèmic (al costat de "Mes actual") mostra la visió global de tot el curs setembre–juny: ingressos previstos, ingressos reals cobrats, desviació respecte al pressupost i morositat acumulada. És la vista que uses per prendre decisions estratègiques i preparar el pressupost del curs vinent.

Una morositat acumulada del 3–5% del total previst és acceptable. Per damunt del 8% és un problema que cal abordar amb la junta. Exemple: 4.200€ d'impagats sobre 125.000€ esperats = 3,4% → dins del rang normal.

Revisa el curs acadèmic al final de cada trimestre (desembre, març, juny) i especialment al juny per tancar el curs i preparar el pressupost del curs 2026-2027 amb dades reals.

Les dos seccions gestionen diners però amb enfocaments completament diferents. Usar la correcta en cada moment estalvia confusió.

Exemple pràctic: Mires Economia i veus que el % de cobrament és del 72% (baix). Vas a Tresoreria → Importar Moviments, importes el CAMT del banc i descobreixes que la remesa SEPA va fallar perquè el BIC no estava configurat. Vas a Configuració, omples el BIC, regeneres la remesa i la tornes a enviar. → Economia detecta el problema; Tresoreria l'arregla.

Tresoreria és el centre de control financer operatiu. Ací gestiones el dia a dia: importes moviments del banc per conciliar pagaments, generes remeses SEPA per cobrar automàticament mensualitats i quotes, revises les quotes especials de socis, i prepares els informes trimestrals per a la gestoria.

Mentre Economia et diu "com va tot", Tresoreria et diu "què has de fer hui". És la secció que usaràs setmanalment.

CAMT (Cash Management) és el format XML estàndard europeu per intercanviar informació bancària. En importar el fitxer CAMT del teu banc, el CRM detecta automàticament quins pagaments s'han cobrat i els marca com a pagats sense necessitat de fer-ho un a un.

El sistema creua cada moviment bancari amb els pagaments pendents del CRM buscant coincidències per import (tolerància ±0,50€ per comissions) i data (±5 dies). Si coincideixen, el pagament es marca com a cobrat automàticament. Si no troba coincidència, queda a la llista de "Moviments sense assignar" per gestionar manualment.

Exemple: el banc registra "+70,00€ · 05/05/2026 · MENSUALITAT MARIA LOPEZ". El CRM té pendent: "Maria López · 70,00€ · Mensualitat Maig". Coincidència perfecta → marcat com a pagat automàticament.

Els moviments sense assignar poden ser: pagaments de famílies que no estan al CRM, ingressos no relacionats amb l'escola (donacions, subvencions) o devolucions. Revisa'ls un a un i si corresponen a un pagament de l'escola, marca'l manualment. Si no hi estan relacionats, deixa'ls registrats (queden a l'historial per a auditoria).

El tab Quotes Variables mostra tots els socis actius que tenen una quota anual diferent dels 40€ estàndard. Des d'ací pots veure d'un sol cop totes les excepcions actives, el motiu de cada una i l'impacte econòmic. Com vam veure a la secció Socis (apartat 3.5), les quotes es modifiquen des de la fitxa individual del soci; este tab és la vista centralitzada de totes elles.

La taula inclou: número de soci, nom, quota anual actual, diferència respecte a 40€ (en verd si és major, en vermell si és menor), i el motiu introduït en el moment de personalitzar. A la capçalera de la taula apareixen dos estadístiques globals: total de socis amb quota especial i l'impacte econòmic net (suma de totes les diferències).

Fes clic sobre qualsevol soci per obrir directament la seua fitxa i veure el detall complet o modificar la quota. El botó "Restaurar a 40€" esborra la quota personalitzada i torna el soci a la tarifa estàndard de forma immediata.

La gestoria necessita trimestralment (o quan ho demane) un informe amb tots els ingressos del període per fer la comptabilitat oficial. El tab Informe Gestoria genera automàticament este informe en format Excel optimitzat per a gestories.

Genera l'informe de finals de març, juny, setembre i desembre per als informes trimestrals, i un d'anual al gener per tancar la comptabilitat de l'any anterior. Envia el fitxer Excel a la gestoria per correu amb l'assumpte "Informe T1 2026 – La Unió de Sollana".

Pagaments és l'historial complet de tots els cobraments: mensualitats escola, quotes de socis i matrícules. Ací veus quins estan pagats, quins pendents i quins impagats, i generes rebuts PDF per justificar pagaments en efectiu. És la vista de registre detallat, transacció per transacció.

La vista Pagaments mostra una taula unificada amb tots els pagaments de l'entitat: mensualitats escola, quotes de socis i matrícules. Per defecte es mostren els del mes actual, però pots ampliar el rang amb els filtres.

Usa esta acció per registrar pagaments en efectiu o transferència (fora de SEPA), o per conciliar manualment pagaments que la importació CAMT no ha detectat automàticament.

Si has marcat un pagament per error i cal revertir-lo, contacta l'administrador del sistema — la reversió no és una operació d'usuari estàndard per preservar la integritat del registre comptable.

El botó "📥 Exportar a Excel" (dalt dreta de la vista Pagaments) descarrega un fitxer .xlsx amb tots els pagaments visibles en aquell moment, aplicant els filtres actius. Columnes incloses: Data, Persona, DNI, Tipus, Concepte, Import Esperat, Import Cobrat, Estat i Mètode.

Usa este Excel per a anàlisis personalitzades (pivots, gràfics), auditoris internes o com a còpia de seguretat externa. Per als informes trimestrals de la gestoria, és millor usar l'Informe Gestoria (apartat 7.4) que ja té el format optimitzat — però si la gestoria preferix les dades brutes, este Excel és la alternativa.

Secretaria centralitza la generació de documents oficials de la societat: certificats per a Hisenda, certificats de condició de soci o alumne, i llistats oficials. És la secció que uses quan algú et demana "necessito un paper per a [tràmit]".

La secció Comunicacions permet enviar correus electrònics individuals o massius directament des del CRM. Ideal per a avisos puntuals, recordatoris de pagament, convocatòries d'assaig o comunicats generals, sense necessitat de sortir a un client de correu extern.

Per enviar un email a una persona concreta, ves a la seua fitxa persona i prem el botó "📧 Enviar Email". S'obri un modal amb el camp "Per:" pre-emplenat amb l'email de la persona. Omple l'assumpte i el cos del missatge, i prem "Enviar". El sistema confirma l'enviament amb un avís verd ✅.

Usa esta opció per a comunicacions personalitzades: avisar una família d'una incidència concreta, respondre una sol·licitud, notificar una situació d'impagament individualment, o enviar el certificat de renda adjunt.

L'email massiu permet enviar el mateix missatge a un grup de persones filtrades. Ves a Comunicacions → Email Massiu.

Per enviar recordatoris de pagament als morosos, usa l'email massiu amb el filtre "Morosos" i la plantilla predefinida "Recordatori pagament pendent". Personalitza el missatge abans d'enviar per adaptar-lo al context del mes (primer avís, segon avís, etc.).

Al peu de la pantalla de Comunicacions trobaràs la secció Historial d'enviaments, que registra tots els emails enviats des del CRM — tant individuals com massius.

Fes clic a qualsevol fila per veure el detall complet: llistat de destinataris (nom i email), filtres aplicats a l'enviament massiu i, si n'hi ha hagut, el registre d'errors per destinatari.

Tota la informació del CRM (persones, matrícules, pagaments, remeses…) viu en un únic fitxer SQLite al servidor. El backup manual et permet descarregar-ne una còpia completa en qualsevol moment.

El CRM té quatre rols d'accés. Accedeix a Usuaris al menú lateral per gestionar qui pot entrar al sistema i amb quins permisos.

Els caps de corda es gestionen des de la pestanya Caps de corda dins de la secció Usuaris. En crear-ne un, el sistema genera automàticament una contrasenya temporal del tipus banda1234. Apunta-la i lliura-la al músic: pot canviar-la ell mateix des del seu perfil.

Des de Escola → Assignatures pots consultar la taula completa d'assignatures actives i els seus imports mensuals. Aquesta vista és de només lectura per als usuaris de secretaria.

El formulari de Configuració agrupa tres blocs de dades que has de mantenir actualitzats. Fes clic a Desar canvis despès de qualsevol modificació.

Estos tres camps s'inclouen directament al fitxer XML pain.008 de cada remesa. Un error ací invalida totes les remeses fins que es corregeixi.

Este és el workflow més important de l'any. Seguint-lo en ordre t'estalvies errors i retraballs. Reserva un matí tranquil per fer-ho sense interrupcions.

Situació típica: Finals d'agost/setembre. Tens 95 alumnes del curs anterior i 15 inscripcions noves. Total previst: 110 matrícules.

Este és el workflow que repetiràs 10 vegades per curs (octubre-juliol). Un cop el tens dominat, et porta menys d'una hora al mes.

El workflow és idèntic al de les mensualitats, però només es fa dos vegades a l'any: gener (1r pagament, meitat de la quota anual) i juny (2n pagament, l'altra meitat).

Pas previ important: Abans de generar cada remesa de socis, revisa les quotes personalitzades des de Tresoreria → Quotes Variables. Confirma que tots els imports especials (famílies, jubilats, patrocinadors) estan actualitzats. Si hi ha socis nous des de l'última remesa, verifica que tenen IBAN i mandat SEPA registrats.

Situació: Una família passa per la secretaria i paga la mensualitat de maig en efectiu (70 €). Has de deixar-ne constància i entregar un justificant.

Situació: La família García té tres membres socis (el pare, la mare i la filla). La junta ha decidit aplicar-los una quota familiar: pare 40 € (estàndard), mare 30 € (25% descompte), filla 20 € (50% descompte). Total familiar: 90 € en lloc de 120 €.

Situació: Març de 2026. Maria Lopez truca a la secretaria per demanar el certificat de despeses de foment musical de l'any 2025 per presentar-lo a la declaració de la renda.

Situació: Març de 2026. La família de Joan comunica que donarà de baixa el fill per motius personals. Joan té la mensualitat de març ja cobrada i les d'abril, maig i juny pendents.

Situació: Gener de 2026. Anna vol canviar de flauta a clarinet. El professor de flauta ho confirma i el professor de clarinet té plaça disponible.

Situació: Finals de març. La gestoria demana l'informe de gestió del primer trimestre de 2026 (Q1: gener-març).

Este és un dels errors més habituals. Normalment té solució ràpida un cop identifiques la causa.

Importes el fitxer CAMT i el moviment apareix a Tresoreria → Historial, però la mensualitat corresponent continua en estat Pendent. La conciliació automàtica ha fallat.

Envies un email des del CRM i la persona diu que no li ha arribat. Comprova les causes per ordre:

Crees o edites una matrícula i les mensualitats apareixen amb import 0 € o directament no es generen. Comprova per ordre:

Fas clic a Generar Rebut i el PDF es descarrega buit, no es descarrega, o apareix un missatge d'error. Comprova per ordre:

Hi ha dos tipus de problemes SEPA: rebuts individuals que fallen (la persona no paga) i tota la remesa que el banc rebutja (no s'executa cap cobrament). Tracta'ls diferent.

Si el banc rebutja el fitxer XML sencer (cap cobrament s'executa), normalment és un problema de configuració de l'entitat. Comprova a Configuració → Dades SEPA:

Has executat la renovació de curs i alguns alumnes apareixen amb dues matrícules per al curs de destí, o les mensualitats estan duplicades. Passa quan la renovació s'executa dues vegades sobre els mateixos alumnes.

Generes el certificat de renda d'una persona i l'import total no coincidix amb el que la família recorda haver pagat. Comprova per ordre:

Has detectat que s'han perdut o corromputs dades importants (per exemple, per una renovació mal executada o una importació que ha sobreescrit informació correcta). Actua amb calma — la situació té solució si tens un backup recent.

Referència ràpida dels termes que apareixen al CRM i a esta guia.

Tarifes vigents per al curs 2025-2026. Per a canvis d'import, contacta el suport tècnic (les tarifes no es modifiquen des de la interfície del CRM).

Notes:

• La matrícula és 0 € per als músics actius de la Banda, l'Orquestra o el Cor.
• El 2n instrument té un descompte automàtic del 50 % sobre la tarifa de la classe d'instrument.
• Les mensualitats es generen per als 10 mesos del curs (setembre–juny).
• Els alumnes del programa Lliure (músics actius a la carta) paguen únicament les assignatures que contracten.

Guia per determinar quin programa i assignatures corresponen a un alumne segons l'edat i el nivell.

El CRM genera fitxers XML en format pain.008.001.02 (ISO 20022), l'estàndard europeu per a domiciliacions bancàries. No has d'editar mai este fitxer manualment, però este extracte t'ajuda a entendre'l si el teu banc et demana validar-ne el contingut.

Cada rebut generat pel CRM rep un número únic i correlativo que no pots canviar ni reutilitzar. Este sistema garanteix la traçabilitat comptable i compleix els requisits de facturació simplificada.

Exemples: REC-2026-00001 (primer rebut de 2026), REC-2026-00145 (rebut 145), REC-2025-00892 (rebut 892 de l'any anterior).

La numeració és compartida per a tots els tipus de rebut (escola i socis) i es reinicia l'1 de gener de cada any. Dins del mateix any, els números no es repetixen mai. Si necessites trobar un rebut concret, el número és l'identificador més ràpid.

Els certificats de despeses de foment musical emesos per La Unió es basen en el Decret Llei 2/2026 de la Generalitat Valenciana, que estableix deduccions fiscals per a despeses de formació i foment de la cultura musical a entitats sense ànim de lucre.

Per a incidències tècniques de la intranet, errors que no resolgueu amb esta guia o per sol·licitar funcionalitats noves, podeu contactar a través dels canals següents.

Abans de contactar, prova estos passos ràpids:

1. Revisa esta guia (secció 13, Problemes Freqüents) — potser la solució ja hi és.
2. Refresca la pàgina (Ctrl+F5 en Windows/Linux, Cmd+Shift+R en Mac).
3. Prova amb un navegador diferent (Chrome, Firefox, Safari).
4. Comprova que tens connexió a internet i que pots accedir a altres webs.

Informació útil per al suport: quan contactes, inclou una descripció del que intentaves fer, una captura de pantalla de l'error si n'hi ha, el navegador que estaves usant (ex: Chrome 124) i la data i hora aproximada de l'incidència. Això permet diagnosticar i resoldre el problema molt més ràpidament.